Appointment Setting: Definition, Ablauf und Kosten im B2B
Appointment Setting heißt: Ein spezialisierter Dienstleister recherchiert Ihre Wunschkunden, spricht Entscheider an, qualifiziert das Interesse — und liefert Ihnen fertige Termine in den Kalender. Wie das funktioniert, was es kostet und woran Sie Qualität erkennen.
Definition
Was ist Appointment Setting?
Appointment Setting (auch: B2B-Terminierung) ist die systematische Vereinbarung qualifizierter Erstgespräche zwischen Ihrem Vertrieb und echten Entscheidern Ihrer Zielgruppe. Der Unterschied zur klassischen Leadgenerierung: Sie bekommen keine Kontaktliste, sondern einen bestätigten Termin mit einem qualifizierten Gesprächspartner — Ihr Team steigt erst ein, wenn es konkret wird. Der Unterschied zur reinen Kaltakquise: Die Ansprache läuft heute mehrstufig über E-Mail, LinkedIn und Telefon statt über stumpfe Anruflisten.
So läuft es ab
Der Prozess in vier Schritten
Zielkunden definieren
Wunschkundenprofil (ICP), Branchen, Unternehmensgrößen und die Entscheiderrollen, die Sie erreichen wollen.
Recherche & Verifizierung
Passende Firmen und verifizierte Entscheiderkontakte — die Qualität dieser Datenbasis bestimmt die Terminquote.
Multi-Channel-Ansprache
Abgestimmte Sequenzen über E-Mail, LinkedIn und Telefon — persönlich formuliert, KI-gestützt skaliert.
Qualifizierung & Übergabe
Bedarf, Budget-Rahmen und Zeithorizont prüfen, Termin bestätigen und mit Gesprächsnotiz an Ihr Team übergeben.
Kosten
Was kostet Appointment Setting?
Am Markt existieren zwei Preismodelle. Pay-per-Termin klingt attraktiv (üblich sind 150–500 € je Termin), setzt aber den Anreiz auf Menge statt Qualität — die Folge sind oft Termine, die keine sind. Beim Retainer-Modell zahlen Sie monatlich für den kompletten Prozess inklusive Recherche, Sequenzen und CRM-Dokumentation; seriös liegt das je nach Volumen bei etwa 3.000 bis 6.000 € netto pro Monat. Wir arbeiten im Retainer-Modell (Pakete von 3.500 bis 9.000 €/Monat, Einstieg über ein Pilot-Projekt für 2.900 € einmalig) — weil qualifizierte Termine mit den richtigen Entscheidern mehr wert sind als viele schlechte.
Qualität
Woran Sie gute Anbieter erkennen
Qualifizierung vor Quote
Ein Termin zählt erst, wenn Rolle, Bedarf und Zeithorizont stimmen — nicht, wenn irgendjemand zugesagt hat.
Transparenz im CRM
Sie sehen jede Ansprache, jede Antwort und jede Absage — keine Blackbox.
DSGVO-konforme Ansprache
B2B-Ansprache bei mutmaßlichem Interesse ist zulässig — sauber dokumentiert und mit Opt-out in jeder Nachricht.
FAQ
Häufige Fragen zum Appointment Setting
Was kostet ein qualifizierter B2B-Termin?
Bei Pay-per-Termin-Anbietern 150–500 € je Termin, im Retainer-Modell ergibt sich der Terminpreis aus Volumen und Zielgruppe — bei komplexen B2B-Zielgruppen sind 250–600 € pro wirklich qualifiziertem Termin realistisch.
Wie viele Termine pro Monat sind realistisch?
Je nach Zielgruppe, Angebot und Paket typischerweise 4 bis 15 qualifizierte Termine monatlich. Enge Nischen liefern weniger, dafür bessere Gespräche.
Über welche Kanäle wird terminiert?
Am besten mehrstufig: E-Mail und LinkedIn zur Anbahnung, Telefon zum Qualifizieren und Bestätigen. Reine Ein-Kanal-Ansätze verschenken Reichweite.
Was passiert bei Absagen oder No-Shows?
Gute Anbieter fassen nach, buchen um und ersetzen unqualifizierte Termine — vereinbaren Sie das vorab klar.
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